Wie nennt man es, wenn sich die Büroküche nicht selbst aufräumt?

Wer kennt sie nicht, die Situation in der sich die Büroküche nicht selbst aufräumt und auf dem stillen Örtchen sich das Papier nicht selbst kauft. Nicht nur im Büro begegnen wir Situationen, in denen jeder weiss, dass etwas zu tun wäre, aber niemand die Verantwortung dafür übernimmt. 

«Verantwortungsdiffusion» oder englisch «Diffusion of Responsibility» wird dieses Phänomen im Fachjargon genannt. Wikipedia liefert uns die einfache Definition:

«Verantwortungsdiffusion bezeichnet das Phänomen, dass eine Aufgabe, die offensichtlich zu tun ist, trotz genügender Anzahl und Aufmerksamkeit dafür geeigneter Stellen oder Personen nicht angenommen oder ausgeführt wird.» (Zitat: Wikipedia)

Oft werden diese im Büro-Alltag oft kleinen Ärgernisse von nicht Erledigtem mit Verweisen auf den Stellenbeschriebe und Verantwortlichkeiten verwischt. Führungsproblematik, Verantwortungslosigkeit oder schlechte Kinderstube sind die Prädikate die ab und an verteilt werden.

In kleinen Teams von weniger als 7 Mitarbeitern beobachte ich dieses ärgerliche Phänomen eher selten. Je grösser und heterogener ein Team ist, desto eher ereignen sich solche Situationen. Auch hierzu findet sich im Wikipedia-Eintrag eine wunderbare Erklärung. Sie wird mitdem Begriff «Bystander-Effekt» benannt. «Die Anwesenheit mehrerer Zuschauer senkt die Wahrscheinlichkeit der Hilfeleistung.»

Im Umfeld einer offenen Kommunikationskultur und einem Bewusstsein für Verbesserung und Veränderung werden solche Themen schneller und direkter angesprochen und gelöst. Je höher das Bewusstsein für die eigenen Handlungs- und Gestaltungsrahmen ist, je mehr Handlungsfreiheit und Selbstwirksamkeit ein Individuum in einer Organisation erlebt, desto weniger solcher «Küchensituationen» finden statt. 

Organisationen können Selbstwirksamkeit verinnerlichen. Ein gutes Beispiel ist hier Holacracy. Dort wird die Differenz zwischen dem «was ist» und dem «möglichen Zustand» sinnigerweise «Spannung» oder englisch «Tension» genannt. Der Rahmen für das bearbeiten dieser Spannungen wird in Governance-Meetings gegeben. Ähnlich wie bei KVP-Meetings (TQM/ISO etc.) wird im Governance-Meeting an der Organisation gearbeitet und auch Probleme wie die Ordnung in der Küche besprochen.

Wenn sich also das nächste mal die Büroküche nicht selbst aufräumt, ist es vielleicht Zeit, an ihrer Organisation zu arbeiten und eine Veränderung einzuleiten.